Bij officiële en institutionele aangelegenheden zijn vaak officiële procedures vereist. Voor deze gevallen bestaat er de figuur van beëdigd vertaler of tolk, die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Spanje of van het desbetreffende land is erkend. Hij/zij heeft zijn/haar functie naar behoren beëdigd en is bevoegd om zijn/haar functie uit te oefenen. Deze beroepsbeoefenaar neemt tegenover derden de volledige wettelijke aansprakelijkheid op zich voor de vertaling of tolkopdracht die hij of zij uitvoert. Elke vertaling/tolkopdracht wordt beëdigd en van een handtekening en stempel voorzien om de volledige getrouwheid van de oorspronkelijke tekst/betoog te bevestigen. Een beëdigde vertaling is officieel, vergelijkbaar met een voor een notaris verleden authentieke akte. Daarom is de daaropvolgende legalisatie van een dergelijke vertaling niet verplicht, behalve in een aantal gevallen waarover we u op de hoogte zullen brengen (zie hieronder voor informatie over de beëdigde vertaling vanuit het Spaans).
AANWIJZINGEN VOOR DE BEHANDELING VAN EEN BEËDIGDE VERTALING IN HET SPAANS
Alvorens een beëdigde vertaling van een vreemde taal in het Spaans uit te voeren, kan het nodig zijn om het originele document te legaliseren door middel van een apostille (de landen die de Conventie van Den Haag van 1961 hebben ondertekend) of legalisatie. De klant moet informatie inwinnen bij zijn consulaat of ambassade, of op de plaats waar de vertaling moet worden ingediend, of het originele document moet worden gelegaliseerd voor behandeling in Spanje. Zo ja, dan moet het document in het land van oorsprong worden gelegaliseerd. De beëdigde vertaling is de laatste stap en moet in Spanje worden uitgevoerd door een beëdigd vertaler die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken is erkend.
Apostilles worden, afhankelijk van het soort document, meestal afgegeven in notariskantoren, rechtbanken/Ministeries van Justitie, regeringsdelegaties en rechtbanken in het land van herkomst.
Beëdigde vertalingen van buitenlandse documenten in het Spaans die bij een instantie van de Spaanse overheid moeten worden ingediend, zijn reeds officiële documenten die van legalisatie zijn vrijgesteld (wijziging van artikel 13 van het reglement van de Oficina de Interpretación de Lenguas (talenbureau). Koninklijk Besluit 79/1996 van 26 januari gepubliceerd in het staatsblad 47 van 23/2/96). Elke eis van een ambtenaar dat een beëdigde vertaling van een beëdigde Spaanse vertaler vervolgens gelegaliseerd wordt door een Spaans organisme, laat staan door een buitenlandse ambassade, is illegaal.
APOSTILLE
De Apostille van Den Haag is een vereenvoudigde methode voor het legaliseren van documenten om de authenticiteit daarvan op het gebied van het internationaal privaatrecht te verifiëren. Fysiek bestaat de apostille uit een blad dat aan de documenten wordt toegevoegd (aan de achterzijde of op een extra bladzijde) en dat door de bevoegde autoriteit wordt afgestempeld op een authentieke akte of een kopie daarvan.
AANWIJZINGEN VOOR DE BEHANDELING VAN EEN BEËDIGDE VERTALING VANUIT HET SPAANS
In het geval van een beëdigde vertaling vanuit het Spaans in een vreemde taal, moet het originele Spaanse document eerst worden geapostilleerd of gelegaliseerd, indien nodig in het land van bestemming. In Spanje zijn de autoriteiten die bevoegd zijn om de authenticiteit van een Spaans document te certificeren door middel van de apostille vastgesteld bij Koninklijk Besluit 1497/2011 van 24 oktober. De volgende gevallen kunnen zich voordoen:
- Als het een notarieel document is, zal een tweede notaris de apostille of legalisatie afstempelen.
- Als het een document is dat is uitgegeven door een rechtbank of de burgerlijke stand van Ibiza, zal de Gerencia Teritorial de Justicia (territoriale rechterlijke macht, Posada del Real, 6, Palma de Mallorca) de apostille of legalisatie afstempelen of zullen twee notarissen moeten worden geraadpleegd: de eerste zal de handtekening van het document legaliseren en de tweede zal de apostille of legalisatie afstempelen.
- Als het om een ander soort document gaat, moeten twee notarissen worden geraadpleegd: de eerste zal de handtekening van het document legaliseren en de tweede zal de apostille of legalisatie afstempelen.
- In sommige landen, zoals Spanje, kan de apostille digitaal worden verkregen (e-Apostille of e-App).
Zodra het originele document is geapostilleerd of gelegaliseerd, wordt de beëdigde vertaling van het document uitgevoerd.
Omdat er sprake is van een beëdigde vertaling vanuit het Spaans, d.w.z. dat de vertaling in het buitenland moet worden ingediend, kan onze vertaling zo nodig ook worden gelegaliseerd in het land van bestemming. Hiertoe stuurt ons kantoor de beëdigde vertaling naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken, gevestigd in Madrid, waar het gelegaliseerd wordt en per aangetekende brief naar ons kantoor wordt teruggestuurd voor latere aflevering aan de klant. De procedure neemt tussen de 7 en 10 dagen in beslag en brengt extra kosten met zich mee.